Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van persoonsgegevens door LegalDirect 2.0 BV (hierna genoemd: “LegalDirect”), met maatschappelijke zetel te 3010 Leuven, Martelarenlaan 32, ingeschreven in de KBO en het BTW register onder het nummerBE1004.997.501 en wiens advocaten zijn ingeschreven aan de Balie te Leuven of Brussel, e-mail info@legaldirect.be, URL https://www.legaldirect.be.

Tenzij anders vermeld, is LegalDirect verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we verzamelen en waarop deze Privacyverklaring van toepassing is.

Deze Privacyverklaring kadert in de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 24 mei 2016 met betrekking tot de bescherming van het privéleven in de verwerking van persoonlijke gegevens (AVG) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijk personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij die gebruiken. Wij doen dit zo veilig en correct als redelijkerwijs mogelijk en in strikte overeenstemming met de bepalingen van de AVG. Lees deze Privacyverklaring aldus aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.

We respecteren hierbij uw privacy en uw rechten om uw persoonsgegevens te controleren.

1. PERSOONSGEGEVENS

Als verwerkingsverantwoordelijke, verwerken wij gegevens die u ons vrijwillig verstrekt bij het maken van een afspraak, bij een vraag omtrent informatie, tijdens het browsen op de website, bij een aanvraag via de website of tijdens een netwerkevent, in het kader van een samenwerking die we aangaan, of gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de door u aan ons toegekende opdracht. Deze Privacyverklaring heeft aldus betrekking op bezoekers van onze website, cliënten, leveranciers en andere contactpersonen (netwerk). Ze is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die strikt confidentieel dienen te blijven in het kader van het beroepsgeheim van advocaten (zie verder).

Meer bepaald kunnen we dus onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken: naam, e-mailadres, rijksregisternummer, geboortedatum, adres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, facturatiegegevens en dossier-inhoudelijke informatie.

Daarnaast verzamelen we ook automatisch gegevens over het gebruik, toegang of interactie met onze website door middel van cookies (Google Analytics) en vergelijkbare technologieën, o.a. om het functioneren van de website te kunnen monitoren, of met het oog de detectie van fraude en/of veiligheidsinbreuken, door middel van IP-adressen en browser-gegevens.

Tenslotte kunnen we informatie over u ontvangen van andere bronnen, ook derden, zoals partners met wie we gezamenlijk diensten aanbieden of marketingactiviteiten uitvoeren. We kunnen ook informatie over u ontvangen van social media platforms (Facebook of LinkedIn), bijvoorbeeld wanneer u op deze platforms met ons communiceert. We beschermen gegevens die wij van derden krijgen op dezelfde manier als die die in deze Privacyverklaring wordt beschreven.
 

2. BEVEILIGING EN OPSLAG

Wij nemen de verwerking van uw persoonsgegevens uiterst serieus en trachten de nodige technische en organisatorische maatregelen te voorzien om uw persoonsgegevens te beschermen en te helpen voorkomen dat diefstal, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging en vernietiging van uw informatie kan plaatsvinden.

Wij hanteren onder meer de volgende maatregelen:

• trainingen van medewerkers ;
• administratieve en technische controles om de toegang tot persoonsgegevens te beperken tot wat noodzakelijk is (paswoorden, digitale certificaten);
• technische veiligheidsmaatregelen, met inbegrip van firewalls, versleuteling en antivirus software;
• login toegangsblokkering in geval van verlies of diefstal van apparaten;
• e-monitoring;
• fysieke veiligheidsmaatregelen, zoals alarminstallatie, afgesloten dossierkasten, clean-desk policy, …. om naar best vermogen de veiligheid in onze bedrijfsruimten te beschermen.

We controleren onze systemen aldus regelmatig op mogelijke veiligheidsrisico’s en aanvallen. We kunnen de veiligheid van door u verzonden gegevens echter niet garanderen. Indien er sprake zou zijn van een inbreuk zal hier snel op gereageerd worden en zullen de betrokken partijen op de hoogte worden gebracht. LegalDirect kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor directe, indirecte, of gevolgschade, veroorzaakt door een foutief of onrechtmatig gebruik van de persoonsgegevens door een derde.

De verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in België, op onze maatschappelijke zetel of een bijkomende vestiging,  op een externe server op onze maatschappelijk zetel of bij externe dienstverleners, die eveneens in België of Europa zijn gevestigd. Sommige verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt door tools die servers hebben buiten de Europese Economische ruimte. Indien de gegevens bij externe dienstverleners staan, met servers buiten de Europese Economische Ruimte, gaat LegalDirect ervanuit dat voor de verwerking van deze gegevens een gelijkwaardig beschermingsniveau als in de Europese Unie gehanteerd wordt. Hiervoor kan, voor zover nodig, bij de doorgifte van uw persoonsgegeven naar landen buiten de Europese Economische ruimte gebruik worden gemaakt van passende waarborgen zoals de standaard-contractsbepalingen met aanvullende waarborgen en van de adequaatheidsbesluiten. 

De verzamelde gegevens gaan enkel over een beveiligde verbinding vanuit de website naar de server.
 

3. TOEGANG EN TRANSFER AAN DERDEN

Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang aan onze medewerkers en aangestelden op al dan niet zelfstandige basis. Wij garanderen evenwel een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.

De door u verstrekte persoonsgegevens worden niet verkocht aan, noch gedeeld met derde partijen, behalve in het kader van de uitvoering van de overeenkomst en de aan ons toevertrouwde opdracht en in het kader van onze samenwerking met externe leveranciers (waaronder praktische tools) die diensten voor ons uitvoeren zoals verwerking van facturatie- en betalingsgegevens, gerechtsdeurwaarders en notarissen, e-mailcommunicatie, tijdsregistratie en administratie, boekhouding, systeembeheer, IT-bedrijven en communicatiebureau ’s.

We delen uw persoonsgegevens ook dan echter alleen als dat nodig is, zoals om de diensten te leveren die u hebt toegestaan of die onder onze opdracht vallen, en alleen met partners die namens ons werken voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden beschreven. In dat geval worden uw persoonsgegevens gedeeld met deze partners, maar alleen voor het uitvoeren van diensten namens en in opdracht van LegalDirect.

Daarnaast, en enkel voor zover dit wettelijk vereist of strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten of voor het beschermen van onze rechten, of de rechten van aan ons gelieerde derden of onze cliënten, verstrekken we uw persoonsgegevens aan wetshandhavingsinstanties, onderzoeksorganisaties, aan ons gelieerde ondernemingen of in gerechtelijke procedures, met inbegrip van (gerechtelijke) reorganisatie, faillissement of overdracht. Desgevallend zal altijd getracht worden om u, in de mate van het mogelijke, van een eventuele overdracht op voorhand te informeren.

Tenslotte maakt LegalDirect gebruik van marketing of advertentieplug-ins zoals onder andere Meta (Facebook), Microsoft (LinkedIn) en Google Analytics. Door het plaatsen van deze plug-ins kunnen uw persoonsgegevens worden verzameld en doorgestuurd aan deze derde partijen. Conform artikel 26 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 24 mei 2016 met betrekking tot de bescherming van het privéleven in de verwerking van persoonlijke gegevens, is LegalDirect samen met deze derden verwerkingsverantwoordelijke. Voor de rechten en verplichtingen van iedere verwerkingsverantwoordelijke wordt verwezen naar de respectievelijke privacyverklaringen van Meta, Microsoft en Google: 

• Privacybeleid Microsoft :https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
• Privacybeleid Meta :https://www.facebook.com/about/privacy/
• Privacybeleid Google :https://policies.google.com/privacy?hl=nl

4. COOKIES

Door het gebruik van de website van LegalDirect, kunnen cookies op de harde schijf van uw toestel geplaatst worden. Voor meer informatie omtrent de gebruikte cookies, verwijzen we u door naar ons Cookiebeleid.

Als gebruiker van de website zal u gevraagd worden om uw toestemming te geven voor het laden van bepaalde cookies – dit kan gebeuren via een balk onderaan of bovenaan de website, met verwijzing naar ons cookiebeleid voor meer informatie. Het verder surfen op de website zal echter niet verhinderd worden.
 

5. VERWERKINGSDOELEINDEN

a. Beheer van gegevens van cliënten, partners en tegenpartijen

De in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke verzamelde persoonsgegevens worden gebruikt ten behoeve van onze diensten, het beheer, uitvoeren en afhandelen van uw aanvraag of vraag tot informatie of in het kader van een samenwerking (uitvoering, facturatie, betaling…). 
Andere persoonsgegevens worden verwerkt voor het beheer van onze cliënten en partners.
Tenslotte verwerken we ook gegevens van tegenpartijen in het kader van de uitvoering van onze taken (communicatie in dossiers, gerechtelijke procedures edm.).

b. Direct marketing

LegalDirect kan uw gegevens eveneens gebruiken om u inlichtingen en aanbiedingen toe te sturen en om u informatie te verschaffen over evenementen, infosessies en diensten die wij aanbieden. Afhankelijk van het type communicatie, kunnen we u contacteren via e-mail, telefoon, brief en/of onze sociale mediakanalen.

c. Website en cookies

Daarnaast worden ze eveneens gebruikt om u de toegang te garanderen tot de website en om de correcte functionaliteit van de website te waarborgen door u te (kunnen) informeren omtrent updates, nieuwe functionaliteiten, edm. 

d. Beveiliging, beslechten van geschillen en nalevering wetgeving

Tenslotte willen we de nodige beveiliging en veiligheid bieden en kunnen de gegevens ook gebruikt worden in het kader van het beslechten van geschillen en om in overeenstemming te zijn met de wetgeving zoals onder andere de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (de Witwaspreventiewet). 
In het kader van de Witwaspreventiewet wordt aan LegalDirect een aantal verplichtingen opgelegd onder meer aangaande de identificatie van haar cliënten en de uiteindelijk begunstigden van cliënten.  LegalDirect dient aldus de identiteit van haar cliënten te verifiëren aan de hand van één of meerdere bewijsstukken of betrouwbare en onafhankelijke informatiebronnen die deze gegevens kunnen bevestigen waarvan een afschrift wordt gemaakt op papier of op een elektronische informatiedrager. Indien u een politiek prominente persoon in de zin van de toepasselijke wetgeving bent of een rechtstreeks familielid of een zakenpartner van een dergelijke politiek prominente persoon, dient u LegalDirect hiervan tevens op de hoogte te brengen. LegalDirect kan bijgevolg de door u verstrekte gegevens gebruiken om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen in het kader van de Witwaspreventiewet. 
 

6. RECHTSGRONDEN

De verzamelde persoonsgegevens worden verwerkt in onze hoedanigheid van verwerker of op basis van artikel 6.1.a (toestemming), artikel 6.1.b (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst) en artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, bijvoorbeeld om een afspraak in te plannen, om onze opdracht uit te voeren, om u uit te nodigen voor onze infosessies en events of voor administratieve, fraude opsporings- of juridische doeleinden.

Rekening houdend met de verwerkingsdoeleinden zoals hierboven omschreven, zal de verwerking van persoonsgegevens met het oog op: 

1. het beheer van gegevens van cliënten, partners en tegenpartijengebeuren op grond van artikel 6.1.b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst). Bepaalde persoonsgegevens zullen we rechtstreeks via de cliënt/partner/tegenpartij ontvangen, andere zullen we opzoeken met de ons hiertoe ter beschikking gestelde tools (rijksregister, kadaster, UBO, staatsblad, Graydon, …).
2. Direct marketing gebeuren op grond van artikel 6.1.a (toestemming) en op grond van artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen). 
3. Website en cookies gebeuren op grond van artikel 6.1.a (toestemming) en op grond van artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen). Voor zover deze verwerking gebeurt op grond van toestemming, kunt u deze toestemming geven door het aanvinken van het selectievakje in een balk onderaan de website. 
4. Beveiliging, beslechten van geschillen en naleving wetgeving gebeuren op grond van artikel 6.1.c (noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichting die op verwerkingsverantwoordelijke rust) en op grond van artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen) om ons recht van verdediging uit te oefenen. 

Indien uw gegevens op basis van toestemming worden verwerkt, zorgen deze Privacyverklaring en het opt-in systeem dat wordt gehanteerd, ervoor dat u uw toestemming vrij, expliciet, ondubbelzinnig, actief en geïnformeerd kan geven.

Indien u persoonsgegevens van derden (direct of indirect) aan ons overmaakt, bijvoorbeeld via de website van LegalDirect, bent u er zelf verantwoordelijk voor dat u reeds over een rechtsgrond beschikt op basis waarvan u deze persoonsgegevens van deze derde mag verwerken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn indien u beschikt over een overeenkomst met die derde en de verwerking van de gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van deze overeenkomst (art. 6.1.b AVG). 

Voorgaande houdt tevens in dat u optreedt als verwerkingsverantwoordelijke voor deze persoonsgegevens van derden en dat u de bijhorende verplichtingen en aansprakelijkheid accepteert. Bijgevolg zult u LegalDirect volledig schadeloos stellen in geval van een geschil, vordering of verzoek voor schadevergoeding met/door de derde wiens persoonsgegevens werden verwerkt. Het betreft in dit geval immers de verwerking van persoonsgegevens van derden die door u werden meegedeeld aan LegalDirect met schending van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 24 mei 2016 met betrekking tot de bescherming van het privéleven in de verwerking van persoonlijke gegevens en van de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijk personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
 

7. BEROEPSGEHEIM

LegalDirect moet in principe elke betrokkene inlichten over het bestaan van de verwerking van persoonsgegevens. Er bestaan evenwel uitzondering op dat principe. Zo is er geen informatieplicht wanneer de persoonsgegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van een beroepsgeheim. 
 

8. BEWAARPERIODE

We streven ernaar om de aan ons toevertrouwde persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden.

Afhankelijk van het verwerkingsdoeleinde, zullen de persoonsgegevens die werden verwerkt in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke gedurende 1 tot 10 jaar na afsluiting van een opdracht bewaard worden. Bepaalde gegevens zullen evenwel langer worden bewaard, opdat we, onder andere, aan de wettelijke en boekhoudkundige vereisten kunnen voldoen (onder meer in het kader van onze wettelijke verplichting met het oog op de antiwitwaswetgeving). 
Na deze termijn, zullen we de gegevens onherroepelijk wissen.
 

9. RECHTEN EN KLACHTEN VAN DE GEBRUIKER

Als betrokkene heeft u te allen tijde recht op inzage van de door ons als verwerkingsverantwoordelijke verwerkte persoonsgegevens en kan u ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, de gegevens laten overdragen, de verwerking ervan laten beperken of ze (onder omstandigheden) laten verwijderen.

Wij gebruiken geen gegevens die uitsluitend op geautomatiseerde wijze werden verwerkt (zoals profiling).

Aangezien de verwerking van de persoonsgegevens mede plaatsvindt op basis van artikel 6.1.a (toestemming), heeft u bovendien steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken. Hou er evenwel rekening mee dat u in bepaalde gevallen aldus niet langer relevante informatie zal ontvangen indien u geen toestemming geeft om bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

Deze bovengenoemde rechten kan u uitoefenen, door ons te informeren per e-mail aan info@legaldirect.be. Op dit adres, kan u ons ook bereiken indien u nog een vraag of klacht heeft.

Een officiële klacht kan u indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, email: contact@apd-gba.be.
 

10. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING

Indien nodig, kunnen wij deze Privacyverklaring aanpassen of updaten om veranderingen op de website of in onze werkwijze weer te geven. Als er wezenlijke wijzigingen zijn in de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken of verwerken, stellen we u hiervan op de hoogte door een kennisgeving van de wijzigingen te plaatsen voordat deze van kracht worden of door u rechtstreeks een kennisgeving te sturen. We raden u aan deze verklaring regelmatig opnieuw te lezen voor meer informatie over hoe wij uw informatie gebruikt en beschermt.

11. CONTACT

Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent onze Privacyverklaring of ons Privacy-beleid, kunt u terecht bij info@legaldirect.be en op https://www.legaldirect.be.

Leuven, 
Laatste update: Mei 2022